Персональная ИОС управленческой деятельности администратора

ИОС управленческой деятельности администратора представляет собой его личное виртуальное пространство - совокупность инструментов, ресурсов и связей, позволяющая ставить цели и решать задачи, связанные с управлением школьной организацией и обеспечением учебно-воспитательного процесса. Каждый представитель школьной администрации (директор, заместители по учебно-воспитательной работе, заместители по информатизации, заместители по хозяйственной работе, секретарь и т.д.) конструирует свое личное пространство, выстраивая связи и взаимодействуя с другими участниками школьной коллективной ИОС.

Задачи управления школой в условиях информатизации

К управленческим задачам относятся следующие задачи:

• Стратегическое планирование
• Работа с персоналом
• Управление ресурсами
• Управление учебно воспитательным процессом
• Партнёрство с социумом и СМИ

В условиях информатизации школы практически все управленческие задачи могут решаться эффективнее за счет запуска программы информатизации школы, грамотного управления информационными ресурсами, распределения ролей и ответственности, учета изменившихся ИКТ-потребностей всех целевых групп: администрации школы, учителей, учеников и родителей.

Важнейший принцип для успешного решения задач управления - создание и поддержка всех составляющих школьной ИОС:

• комфортной и безопасной рабочей среды;
• многофункциональной среды для профессионального развития учителей;
• насыщенной учебной среды для поддержки и сопровождения учашихся;
• открытой среды для информационного оповещения и коммуникации с родителями и социумом.

Школьный администратор не просто вносит свой вклад в создание коллективной ИОС, он в составе школьной ИКТ-команды проектирует перечисленные среды, определяет задачи и этапы их развития. Результатом деятельности администратора по конструированию персональной и коллективной ИОС является освоение им новых ролей и подходов к управлению, а также наращивание новых профессиональных компетенций.

Компоненты персональной ИОС школьного администратора

Каковы компоненты полноценной ИОС школьного администратора?

• контакты;
• организационные шаблоны и формы;
• инструменты* планирования и контроля;
• инструменты для сотрудничества;
• инструменты аналитики;
• инструменты коммуникации и обратной связи.

(*) К инструментам отнесем социальные веб-сервисы и другие технологические решения, которые позволяют проектировать и развивать персональную среду школьного администратора

Контакты

Для осуществления оперативной коммуникации с персоналом и учащимися школьному администратору необходим доступ к базе данных с их контактами - адресами корпоративной электронной почты или аккаунтами в сервисах текстового и голосового обмена (например, SKYPE, GoogleTalk).

Организационные шаблоны и формы документов

Для автоматизации рутинной управленческой работы школьным администратором разрабатываются типовые электронные документы (шаблоны и формы), которые могут быть использованы как в режиме индивидуальной работы (копирования шаблона для последующего заполнения), так и для совместной работы персонала в документе с коллективным доступом. Шаблоны и формы документов используются для протоколирования собраний и обсуждений, сбора отчетности, получения обратной связи, разработки программ развития, совместного проектирования и других целей управления и организации учебной работы. Побробнее см. Средства сбора отчётности в школе и Способы и инструменты организации обратной связи

Инструменты планирования и контроля

В функции школьного администратора входит мониторинг всех видов учебной деятельности в зоне его ответственности. Для завуча - это организация учебной деятельности, для заместителя по воспитательной работе - организация внеклассной работы, для служб поддержки - организация помощи учащимся и родителям, взаимодействие с социальными учреждениями и т.д. Для организации всех этих направлений учебно-воспитательной работы школы необходимы новые средства планирования и контроля, инструменты организации оценивания, а также специальная рабочая среда.

Для эффективной организация совместного планирования мероприятий, синхронизация и согласование активностей от разных организаторов, экономии времени учителей и администрации может быть использован такой инструмент совместной деятельности как школьный онлайн-календарь. Роль администратора заключается в создании совместного календаря, добавлении в него участников, в мониторинге процесса заполнения календаря, а также в руководстве обсуждением и согласованием правил работы с календарем, принимаемых всеми соавторами.

Инструменты для сотрудничества

Для эффективной организации работы школьному администратору нужны специальные веб-инструменты, позволяющие создавать электронные документы, предоставлять к ним доступ, публиковать их в школьной ИОС или в открытом доступе. Примером универсального средства документооборота является GoogleDrive (диск Google https://drive.google.com/), а примером многофункционального инструмента вещания, организации взаимодействия, информационного обмена и документооборота - GoogleSites (сайты Google https://sites.google.com/). Подробнее см. статью Виртуальная учительская

Сервисы работы с электронными документами позволяют организовывать папки и документы с индивидуальным и коллективным доступом. Подробнее пример работы с документами. А веб-сервисы создания сайтов могут быть использованы для размещения, организации, обсуждения учебного/рабочего контента.

Для организации мозговых штурмов и проектирования могут успешно использоваться онлайн-доски (виртуальные доски) с возможностью совместной работы (stixy.com, realtimeboard.com, dabbleboard.com и другие).

Инструменты аналитики

Современные веб-инструменты аналитики предназначены для автоматического сбора, анализа и представления данных, а также интерпретации результатов работы тех веб-ресурсов, с помощью которых конструируется ИОС школы.

Эти инструменты могут быть как встроенными в готовую платформу для ИОС, так и внешними. Среди популярных специализированных инструментов можно назвать бесплатные веб-сервисы Google Analytics, webmaster.yandex.ru, bing.com/toolbox/webmaster/.

Сервисы для аналитики позволяют администратору вести мониторинг процесса создания единого информационно-образовательного пространства школы. С помощью таких инструментов школьные администраторы, как руководители, формирующие стратегию развития организации, могут выбрать наилучшие способы использования всех ресурсов для совершенствования управления и учебной работы.

Средства аналитики также помогают обеспечивать безопасность и комфортную работу во внутренней информационной среде школы. Эти инструменты обрабатывают только статистические данные и метаданные. Важно подчеркнуть, что оба указанных типа данных являются неперсональными данными, т.е. не составляют конфиденциальной информации, в частности, не относятся к персональным данным любого конкретного участника школьной ИОС.

Аналитические инструменты:

• отслеживают трафик на веб-ресурсе;
• имеют функции автоматических оповещений, выявляющих все статистически важные отклонения в характере трафика;
• предоставляют актуальные данные о действиях пользователей в среде: датах последних посещений, количестве заходов и просмотров, количестве созданных и опубликованных документов (по типам и уровням доступа) и другие статистические показатели;
• генерируют автоматические статистические отчеты за требуемый период времени (день, неделю, месяц и т.п);
• представляют отчеты и сводки в наглядной графической форме;
• позволяют связывать и группировать данные, создавать персонализированные отчеты (с особыми параметрами);
• позволяют обмениваться данными и хранить их неограниченное время;
• помогают следить за продвижением своих открытых образовательных ресурсов в поисковых системах и оптимизировать рекламные кампании для них.

Инструменты коммуникации и обратной связи

Коммуникация внутри школы может осуществляться множеством способов, но одним из оперативных каналов оповещения и коммуникации является электронная почта.

Без обратной связи ни одна система не устойчива. Этот закон действует для всех процессов внутришкольного управления, поэтому в арсенале администратора обязательно присутствуют инструменты получения обратной связи. С их помощью можно проводить систематическое изучение мнений в школьном коллективе (а также среди родителей) по вопросам управления школой, совершенствования учебной и рабочей среды, внедрения инноваций в образовательный процесс и управление организацией и многим другим важным темам.

Школьные медиа и информационные каналы используются для обратной связи между учителями и учащимися, обсуждения интересных и социально-значимых тем на форумах и в группах рассылки, проведения опросов, рекламы мероприятий, объявлений о кружках, проектах и конкурсах. Информация о возможностях учебы и условиях внеклассной работы распространяется посредством разнообразных информационных каналов. У всех групп по интересам должна быть возможность обратной связи и открытого выражения своего мнения, например, через модерируемый школьный форум или систему комментариев на школьном сайте. Подробнее см. на странице информационный обмен в школе

Cтатьи по теме

• Цифровой разрыв в одной отдельно взятой школе. Проблемы-спутники, [1]
• Преодоление цифрового разрыва. Модель первая, управленческая, [2]
• Преодоление цифрового разрыва. Кластеры проблем, [3]
• Школьный инфообмен и документооборот. Ставим "правильные вопросы"... [4]
• Управленческая информация - кто/что и кем/чем управляет[5]
• Проблема электронного документооборота. Чья это проблема? [6]
• "Специальный человек" в школе [7]
• "Специальный человек" в школе. Продолжение... [8]
• Налаживаем электронный документооборот в школе. Последовательность шагов [9]
• Google-решения для документооборота и инфообмена - ДЛЯ ЧЕГО? [10]
• Год с GApps: что показывает статистика? [11]