Документооборот в школе
Материал из Letopisi.Ru — «Время вернуться домой»
(Различия между версиями)
T Pirog (обсуждение | вклад) |
(→III этап. Получение обратной связи от персонала школы по использованию электронного документооборота) |
||
| (не показаны 11 промежуточных версий 2 участников) | |||
| Строка 1: | Строка 1: | ||
| − | В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу нескольких проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, - техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. | + | В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу нескольких проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, - техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. Оно представляет собой полный/преимущественный отказ от "бумажного" документооборота. |
== Типичные проблемы перехода от бумажного документооборота к электронному == | == Типичные проблемы перехода от бумажного документооборота к электронному == | ||
| Строка 11: | Строка 11: | ||
* отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов); | * отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов); | ||
* внесения изменений в документы; | * внесения изменений в документы; | ||
| − | * "сведения" информации из разных документов в один; | + | * "сведения" информации из разных документов в один общий; |
* хранения; | * хранения; | ||
* организации доступа к документам; | * организации доступа к документам; | ||
| Строка 18: | Строка 18: | ||
[[Изображение:Проблема_перехода_к_электронному_документообороту.PNG|thumb|Схема проблематизации для мозгового штурма]] | [[Изображение:Проблема_перехода_к_электронному_документообороту.PNG|thumb|Схема проблематизации для мозгового штурма]] | ||
| + | |||
== Сценарии перехода школы к электронному документообороту == | == Сценарии перехода школы к электронному документообороту == | ||
| Строка 32: | Строка 33: | ||
== План перехода на электронный инфообмен и документооборот == | == План перехода на электронный инфообмен и документооборот == | ||
| − | |||
| − | |||
=== I этап. Обучение персонала === | === I этап. Обучение персонала === | ||
| − | *Создание | + | *Создание персональных аккаунтов электронной почты для всего персонала школы; |
| − | *Обучение учителей работе с | + | *Обучение учителей работе с документами и папками (личными и коллективными); |
| − | *Организация обучения и постоянного консультирование учителей и администрации, в том числе, онлайн | + | *Организация обучения и постоянного консультирование учителей и администрации, в том числе, онлайн; |
| − | *Разработка инструкций для персонала по работе с электронными документами и их публикация в среде с общим доступом | + | *Разработка инструкций для персонала по работе с электронными документами и их публикация в среде с общим доступом. |
| − | + | ||
=== II этап. Налаживание документооборота и движения информации === | === II этап. Налаживание документооборота и движения информации === | ||
| − | + | *Разработка положений о внутришкольном электронном документообороте; | |
| − | *Разработка концепции документов и шаблонов к ним, создание перечня внутришкольных документов | + | *Разработка концепции документов и шаблонов к ним, создание перечня внутришкольных документов; |
| − | *Организация | + | *Организация групп почтовой рассылки, организация дополнительных каналов синхронного и асинхронного обшения; |
| − | *Организация дифференцированного доступа к документам (позволяет организовать совместную работы в малых группах) | + | *Публикация каталога внутришкольных документов в среде [[Виртуальная учительская|виртуальной учительской]]; |
| − | *Создание общешкольного плана | + | *Организация дифференцированного доступа к документам (позволяет организовать совместную работы в малых группах); |
| − | + | *Создание общешкольного плана мероприятий, направленных на развитие документооборота и инфообмена; | |
| − | *Создание | + | *Создание разными целевыми группами коллекций электронных документов/папок: например, группой классных руководителей или участников одного методобъединения (по желанию они могут предоставить доступ к документам другим целевым группам). |
| − | + | ||
=== III этап. Получение обратной связи от персонала школы по использованию электронного документооборота === | === III этап. Получение обратной связи от персонала школы по использованию электронного документооборота === | ||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | + | *анкетирование учителей, выяснение удовлетворенности результатами внедрения электронного документооборота; | |
| + | *изучение статистических данных по документообороту, полученных при помощи инструментов сбора данных и инструментов аналитики; | ||
| + | *сбор и изучение предложений по усовершенствованию документооборота; | ||
| + | *внесение изменений в организацию деятельности. | ||
| + | Все перечисленные мероприятия лучше проводить в конце учебного года/отчетного периода. | ||
| + | Преимущества работы с документами в электронной среде очевидны. Это - доступ персонала школы ко всем необходимым документам и папкам под личным паролем и возможность коллективной работы над документом для всех групп по интересам. В результате повышается не только степень осведомленности всего коллектива школы о событиях школьной жизни, но и степень участия каждого, у учителей появляется больше возможностей влиять на принятие решений. Быстрая обратная связь и автоматическая обработка статистики дают возможность лучше организовать анализ всех направлений работы для проведения внутришкольного оценивания. | ||
== Ссылки по теме == | == Ссылки по теме == | ||
Текущая версия на 21:07, 4 сентября 2013
В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу нескольких проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, - техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. Оно представляет собой полный/преимущественный отказ от "бумажного" документооборота.
Содержание |
[править] Типичные проблемы перехода от бумажного документооборота к электронному
Проблема внутришкольного документооборота - это целый кластер проблем разного характера:
- неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;
- отсутствия навыков работы с документами у учителей;
- низкой скорости оборота;
- отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);
- внесения изменений в документы;
- "сведения" информации из разных документов в один общий;
- хранения;
- организации доступа к документам;
- обратной связи при проверке документов;
- организации совместной работы над одним документом.
[править] Сценарии перехода школы к электронному документообороту
Вопросы для коллективного обсуждения (мозгового штурма)
- Кому и зачем нужен документооборот/инфообмен в школе?
- Как организован документооборот/инфообмен в школе?
- Кто отвечает за документооборот/инфообмен в школе?
- Кто участвует в документообороте/инфообмене?
- Без чего невозможен документооборот/инфообмен в школе?
- Что мешает документообороту/инфообмену?
- Что способствует документообороту/инфообмену?
[править] План перехода на электронный инфообмен и документооборот
[править] I этап. Обучение персонала
- Создание персональных аккаунтов электронной почты для всего персонала школы;
- Обучение учителей работе с документами и папками (личными и коллективными);
- Организация обучения и постоянного консультирование учителей и администрации, в том числе, онлайн;
- Разработка инструкций для персонала по работе с электронными документами и их публикация в среде с общим доступом.
[править] II этап. Налаживание документооборота и движения информации
- Разработка положений о внутришкольном электронном документообороте;
- Разработка концепции документов и шаблонов к ним, создание перечня внутришкольных документов;
- Организация групп почтовой рассылки, организация дополнительных каналов синхронного и асинхронного обшения;
- Публикация каталога внутришкольных документов в среде виртуальной учительской;
- Организация дифференцированного доступа к документам (позволяет организовать совместную работы в малых группах);
- Создание общешкольного плана мероприятий, направленных на развитие документооборота и инфообмена;
- Создание разными целевыми группами коллекций электронных документов/папок: например, группой классных руководителей или участников одного методобъединения (по желанию они могут предоставить доступ к документам другим целевым группам).
[править] III этап. Получение обратной связи от персонала школы по использованию электронного документооборота
- анкетирование учителей, выяснение удовлетворенности результатами внедрения электронного документооборота;
- изучение статистических данных по документообороту, полученных при помощи инструментов сбора данных и инструментов аналитики;
- сбор и изучение предложений по усовершенствованию документооборота;
- внесение изменений в организацию деятельности.
Все перечисленные мероприятия лучше проводить в конце учебного года/отчетного периода.
Преимущества работы с документами в электронной среде очевидны. Это - доступ персонала школы ко всем необходимым документам и папкам под личным паролем и возможность коллективной работы над документом для всех групп по интересам. В результате повышается не только степень осведомленности всего коллектива школы о событиях школьной жизни, но и степень участия каждого, у учителей появляется больше возможностей влиять на принятие решений. Быстрая обратная связь и автоматическая обработка статистики дают возможность лучше организовать анализ всех направлений работы для проведения внутришкольного оценивания.
