Документооборот в школе
В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу нескольких проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, - техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. Оно представляет собой полный/преимущественный отказ от "бумажного" документооборота.
Содержание |
Типичные проблемы перехода от бумажного документооборота к электронному
Проблема внутришкольного документооборота - это целый кластер проблем разного характера:
- неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;
- отсутствия навыков работы с документами у учителей;
- низкой скорости оборота;
- отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);
- внесения изменений в документы;
- "сведения" информации из разных документов в один общий;
- хранения;
- организации доступа к документам;
- обратной связи при проверке документов;
- организации совместной работы над одним документом.
Сценарии перехода школы к электронному документообороту
Вопросы для коллективного обсуждения (мозгового штурма)
- Кому и зачем нужен документооборот/инфообмен в школе?
- Как организован документооборот/инфообмен в школе?
- Кто отвечает за документооборот/инфообмен в школе?
- Кто участвует в документообороте/инфообмене?
- Без чего невозможен документооборот/инфообмен в школе?
- Что мешает документообороту/инфообмену?
- Что способствует документообороту/инфообмену?
План перехода на электронный инфообмен и документооборот
I этап. Обучение персонала
- Создание персональных аккаунтов электронной почты для всего персонала школы;
- Обучение учителей работе с документами и папками (личными и коллективными);
- Организация обучения и постоянного консультирование учителей и администрации, в том числе, онлайн;
- Разработка инструкций для персонала по работе с электронными документами и их публикация в среде с общим доступом.
II этап. Налаживание документооборота и движения информации
- Разработка положений о внутришкольном электронном документообороте;
- Разработка концепции документов и шаблонов к ним, создание перечня внутришкольных документов;
- Организация групп почтовой рассылки, организация дополнительных каналов синхронного и асинхронного обшения;
- Публикация каталога внутришкольных документов в среде виртуальной учительской;
- Организация дифференцированного доступа к документам (позволяет организовать совместную работы в малых группах);
- Создание общешкольного плана мероприятий, направленных на развитие документооборота и инфообмена;
- Создание разными целевыми группами коллекций электронных документов/папок: например, группой классных руководителей или участников одного методобъединения (по желанию они могут предоставить доступ к документам другим целевым группам).
III этап. Получение обратной связи от персонала школы по использованию электронного документооборота
- анкетирование учителей, выяснение удовлетворенности результатами внедрения электронного документооборота;
- изучение статистических данных по документообороту, полученных при помощи инструментов сбора данных и инструментов аналитики;
- сбор и изучение предложений по усовершенствованию документооборота;
- внесение изменений в организацию деятельности.
Все перечисленные мероприятия лучше проводить в конце учебного года/отчетного периода.
Преимущества работы с документами в электронной среде очевидны. Это - доступ персонала школы ко всем необходимым документам и папкам под личным паролем и возможность коллективной работы над документом для всех групп по интересам. В результате повышается не только степень осведомленности всего коллектива школы о событиях школьной жизни, но и степень участия каждого, у учителей появляется больше возможностей влиять на принятие решений. Быстрая обратная связь и автоматическая обработка статистики дают возможность лучше организовать анализ всех направлений работы для проведения внутришкольного оценивания.
