Документооборот в школе

Материал из Letopisi.Ru — «Время вернуться домой»
Перейти к: навигация, поиск

В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу нескольких проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, - техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. Оно представляет собой полный/преимущественный отказ от "бумажного" документооборота.

Содержание

Типичные проблемы перехода от бумажного документооборота к электронному

Проблема внутришкольного документооборота - это целый кластер проблем разного характера:

  • неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;
  • отсутствия навыков работы с документами у учителей;
  • низкой скорости оборота;
  • отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);
  • внесения изменений в документы;
  • "сведения" информации из разных документов в один общий;
  • хранения;
  • организации доступа к документам;
  • обратной связи при проверке документов;
  • организации совместной работы над одним документом.
Схема проблематизации для мозгового штурма

Сценарии перехода школы к электронному документообороту

Вопросы для коллективного обсуждения (мозгового штурма)

  • Кому и зачем нужен документооборот/инфообмен в школе?
  • Как организован документооборот/инфообмен в школе?
  • Кто отвечает за документооборот/инфообмен в школе?
  • Кто участвует в документообороте/инфообмене?
  • Без чего невозможен документооборот/инфообмен в школе?
  • Что мешает документообороту/инфообмену?
  • Что способствует документообороту/инфообмену?

План перехода на электронный инфообмен и документооборот

I этап. Обучение персонала

  • Создание персональных аккаунтов электронной почты для всего персонала школы;
  • Обучение учителей работе с документами и папками (личными и коллективными);
  • Организация обучения и постоянного консультирование учителей и администрации, в том числе, онлайн;
  • Разработка инструкций для персонала по работе с электронными документами и их публикация в среде с общим доступом.

II этап. Налаживание документооборота и движения информации

  • Разработка положений о внутришкольном электронном документообороте;
  • Разработка концепции документов и шаблонов к ним, создание перечня внутришкольных документов;
  • Организация групп почтовой рассылки, организация дополнительных каналов синхронного и асинхронного обшения;
  • Публикация каталога внутришкольных документов в среде виртуальной учительской;
  • Организация дифференцированного доступа к документам (позволяет организовать совместную работы в малых группах);
  • Создание общешкольного плана мероприятий, направленных на развитие документооборота и инфообмена;
  • Создание разными целевыми группами коллекций электронных документов/папок: например, группой классных руководителей или участников одного методобъединения (по желанию они могут предоставить доступ к документам другим целевым группам).

III этап. Получение обратной связи от персонала школы по использованию электронного документооборота

  • анкетирование учителей, выяснение удовлетворенности результатами внедрения электронного документооборота;
  • изучение статистических данных по документообороту, полученных при помощи инструментов сбора данных и инструментов аналитики;
  • сбор и изучение предложений по усовершенствованию документооборота;
  • внесение изменений в организацию деятельности.

Все перечисленные мероприятия лучше проводить в конце учебного года/отчетного периода.

Преимущества работы с документами в электронной среде очевидны. Это - доступ персонала школы ко всем необходимым документам и папкам под личным паролем и возможность коллективной работы над документом для всех групп по интересам. В результате повышается не только степень осведомленности всего коллектива школы о событиях школьной жизни, но и степень участия каждого, у учителей появляется больше возможностей влиять на принятие решений. Быстрая обратная связь и автоматическая обработка статистики дают возможность лучше организовать анализ всех направлений работы для проведения внутришкольного оценивания.

Ссылки по теме

  • Проблема электронного документооборота. Чья это проблема? [1]
  • Школьный инфообмен и документооборот. Ставим "правильные вопросы"... [2]
  • Управленческая информация - кто/что и кем/чем управляет? [3]
  • Google-решения для документооборота и инфообмена - ДЛЯ ЧЕГО? [4]
  • Google-инструменты для завуча [5]
Персональные инструменты
Инструменты
Акция ВЫХОДИ В ИНТЕРНЕТ 2015

организаторы проекта
PH International
www.Iteach.ru
Корпорация Intel
Компания ТрансТелеКом