Документооборот в школе
В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу нескольких проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, - техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. И означает полный/преимущественный отказ от "бумажного" документооборота.
Содержание |
Типичные проблемы перехода от бумажного документооборота к электронному
Проблема внутришкольного документооборота - это целый кластер проблем разного характера:
- неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;
- отсутствия навыков работы с документами у учителей;
- низкой скорости оборота;
- отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);
- внесения изменений в документы;
- "сведения" информации из разных документов в один;
- хранения;
- организации доступа к документам;
- обратной связи при проверке документов;
- организации совместной работы над одним документом.
Сценарии перехода школы к электронному документообороту
Вопросы для коллективного обсуждения (мозгового штурма)
- Кому и зачем нужен документооборот/инфообмен в школе?
- Как организован документооборот/инфообмен в школе?
- Кто отвечает за документооборот/инфообмен в школе?
- Кто участвует в документообороте/инфообмене?
- Без чего невозможен документооборот/инфообмен в школе?
- Что мешает документообороту/инфообмену?
- Что способствует документообороту/инфообмену?
План перехода на электронный инфообмен и документооборот
На примере использования решений GoogleApps для образования.
I этап. Обучение персонала
- Создание Google-аккаунтов для всего персонала школы.
- Обучение учителей работе с диском Google (GoogleDrive).
- Организация обучения и постоянного консультирование учителей и администрации, в том числе, онлайн.
- Разработка инструкций для персонала по работе с электронными документами и их публикация в среде с общим доступом (образец).
II этап. Налаживание документооборота и движения информации
- Разработка концепции документов и шаблонов к ним, создание перечня внутришкольных документов.
- Организация группы почтовой рассылки Google groups, публикация в ней каталога внутришкольных документов.
- Организация дифференцированного доступа к документам (позволяет организовать совместную работы в малых группах).
- Создание общешкольного плана (редактируется в шаблоне Googledocs, публикуется на школьном сайте).
- Обеспечение документов-планов всех уровней (например, планов внеклассной работы по ступеням обучения) системой взаимных гиперссылок.
- Создание классными руководителями своей коллекции электронных документов/папок (по желанию они могут предоставить доступ к документам другим целевым группам: психологу, социальному работнику и т.д.).
III этап. Получение обратной связи от персонала школы по использованию электронного документооборота
(лучше проводить в конце учебного года).
- Анкетирование учителей, выяснение удовлетворенности по использованию э-документов.
- Сбор предложений по усовершенствованию документооборота.
- Внесение изменений в организацию деятельности.
Преимущества работы с электронными документами в среде GoogleDrive очевидны. Это - доступ персонала школы ко всем необходимым документам и папкам под личным паролем и возможность коллективной работы над документом для всех групп по интересам. В результате повышается не только степень осведомленности всего коллектива школы о событиях школьной жизни, но и степень участия каждого, у учителей появляется больше возможностей влиять на принятие решений. Быстрая обратная связь и автоматическая обработка статистики дают возможность лучше организовать анализ всех направлений работы для проведения внутришкольного оценивания.
