Материалы творческой работы по информатике Купша Галины Алексеевны

Тема. Система управления базами данных Access – 9x.

Вводное занятие

Цель: Изучить возможности системы БД для создания информационных моделей.

Необходимость программировать всегда сдерживало применение СУБД. Положение изменилось с появлением в составе пакета Microsoft Office СУБД Access. С помощью Access обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации мощных баз данных без необходимости программировать. Но и не исключая ее. Для этой цели предназначен язык Visual Basic. Достоинством Access является интегрированность этой программы с Excel, Word и другими приложениями Office – 97. Access можно рассматривать в качестве электронного набора инструментов для обработки информации и рабочую область, где происходит ее обработка.

Объекты Access – 9х

Объекты Access представлены в исходном окне в виде шести вкладок. 1. Таблицы – основной объект БД. В них хранятся данные. Реляционная БД может состоять из множества взаимосвязанных таблиц. 2. Запросы – это структура для обработки данных. С их помощью данные: упорядочивают, сортируют, объединяют, изменяют, отбирают из одной или нескольких таблиц. 3. Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся. Применение форм позволяет создавать шаблоны документов, что упрощает процедуру ввода данных. 4. Отчеты – с их помощью данные выдают на принтер в удобном для пользователе виде. Это формы – наоборот. В отчетах можно изменять шрифт, положение на странице, использовать текст и рисунки. 5. Макросы – это макрокоманды. Если какие – то операции с базой проводятся особенно часто, то можно сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выполнение заданной клавише. 6. Модули – программирование в среде Access. Если стандартных средств не хватает для выполнения требований заказчика, то можно использовать встроенный язык Visual Basic.

Режимы работы с Access

С организационной точки зрения в работе с любой БД есть два основных режима: проектировочный и эксплуатационный.

Создатель БД имеет право создавать в ней новые объекты, задавать их структуры, менять свойства полей и имеет полный доступ к базе. У одной БД может быть один или несколько разработчиков.

Пользователь базы – это лицо, которое наполняет ее информацией с помощью форм, обрабатывает с помощью запросов и получает результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У БД может быть миллион пользователей и структура БД для них закрыта.

В стартовом окне базы данных перечислены основные ее объекты: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули - 6 вкладок и три командные кнопки: открыть, конструктор, создать.

1. Открыть – открывает избранный объект - существующие в БД таблицы, формы и другое 2. Конструктор – открывает структуру выбранного объекта и позволяет править не содержимое его, а структуру. В таблицу можно добавить новые поля или изменить тип, свойства существующих. В форме создать или изменить ее элементы управления, ее вид. Этот режим служит только для разработчиков БД. 3. Создать – для создания новых объектов и для разработчиков.

Таблицы, формы, запросы можно создавать: 1. автоматически 2. вручную 3. мастером

Работа с таблицами Access

Таблица – основной объект БД. Если без форм, отчетов, запросов можно обойтись, то без таблиц нет и БД.

Создание таблиц начинается с планирования ее. Чтобы многократно не переделывать структуру таблицы нужно решить следующие вопросы: 1. Будет ли таблица размещена в текущей БД Каждая БД создается с определенной целью. Это может быть семейная БД или кадровые сведения по предприятию. Поэтому не стоит самые разные таблицы объединять в одной БД.

2. Какие типы данных будут в ней использоваться Таблицы в Access могут быть очень объемными до 255 полей, и иметь размер до 1 Гигабайта. Но чем меньше размер таблицы, тем лучше. Это экономит память и облегчает процесс управления данными.

3. Какие поля будут в ней. Поля таблицы определяются данными. Например, в БД «партнеры» обязательно будут поля: фамилия, имя, отчество. Разработчик должен решить: одно это поле или несколько.

В процессе создания таблиц необходимо определить ключевое поле. При указании ключевого поля Access создает индекс ключевого поля. Поиск индексированных данных осуществляется быстрее, уникальность ключевого поля позволяет избежать ошибок при вводе новых данных в БД.

Создание таблиц

Существует несколько способов создания новых таблиц, которые отличаются уровнем автоматизации. 1. Импорт таблиц из другой базы. Все необходимые правки вносят вручную. 2. Если таблица находится на удаленном сервере и ее нельзя импортировать, то подключают режим «связь с таблицами». Происходит подключение к таблице для совместного пользования ее данными. Опытные разработчики пользуются Мастером. Мастер задает ряд вопросов и создает структуру таблицы автоматически. 3. Режим таблицы – открывает пустую заготовку, в которой все поля имеют формальные имена Поле 1, Поле 2 и т.д. и стандартный текстовый тип. 4. Конструктор – универсальный ручной режим. Задаются имена таблиц, тип данных, подпись полей, свойства полей, формат ввода.

Создание связей между таблицами

Основные преимущества СУБД реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами используется диалоговое окно Схема данных.

Вызов окна: 1. Панель инструментов – кнопка 2. Сервис – схема данных

Если ранее никаких связей между таблицами не было, то при открытии окна Схема данных, одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей. Если связи уже были заданы, то для введения в схему новой таблицы, нужно в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, связи устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной таблицы на другую на соответствующее ему связанное поле. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи.

Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, связанных с другими таблицами. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей обеспечивает одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент Соколова выйдет замуж и изменит фамилию, то вносить изменение придется только в главной таблице, во всех остальных это произойдет автоматически.

Практическая работа

Реляционная база данных «Тестирование школьников» задана таблицами:

1. Таблица «Личные данные».

Регистр.Номер____Фамилия____Пол_____Возраст__Школа

100______________Иванов______М________15_________1

123______________Сидоренко___Ж________16_________27

133______________Журавлев____М________16_________77

199______________Сергеев_____М________15_________98

121______________Грач________Ж________17_________203

145______________Яценко______М________17_________77

2. Таблица 2 «Балл за тест»

Регистр.номер____Балл за тест

100_________________23

133_________________17

121_________________26

145_________________20

199_________________11

123_________________15

3. Таблица 3 «Школа»

Школа_____Директор_______Телефон

1_________Петрова________33-55-77

77________Павлов ________14-56-89

27________Кузнецова______19-33-11

98________Павлов_________33-57-28

203_______Кирюхина_______14-61-90

Задание к практической работе. 1. Определить ключевые поля и установить связи между таблицами.

2. Составить запросы и определить: • Сколько баллов за тест набрал ученик Сергеев. • Кто является директорами школ, в которых учатся ученики, набравшие при тестировании более 20 баллов. • Сведения об ученицах 1 и 77 школ в возрасте 15 лет. • Всех участников тестирования в возрасте от 14 до 18 лет.

3. В каком порядке будут располагаться записи таблицы 1 после сортировки по трем полям: пол – в порядке убывания, возраст в порядке возрастания, школа в порядке убывания.

4. По какому полю и в каком порядке отсортированы записи в таблице 3, если после сортировки они располагаются в следующем порядке: 2,5,3,1,4.

5. Определить условие поиска, по которому были выбраны записи 3,6 таблицы 1.

6. Создать базу данных «Клуб любителей плавания», которая позволяет ответить на запросы: - вывести фамилии и возраст всех членов клуба, плавающих стилем кроль - вывести для спортсмена Иванова общее количество соревнований, в которых он участвовал - вывести фамилии женщин, одержавших более 10 побед

Подведеие итогов урока.

Благодарю за внимание. Мною создана целая серия уроков по изучению базы данных Access на более углубленном уровне. С удовольствием поделюсь с заинтерсованными лицами.